Gestion documentaire : mesurer sa maturité pour mieux valoriser l’information
Regard d'expert : pourquoi la gestion documentaire est-elle un enjeu stratégique ?
La gestion documentaire est aujourd’hui un levier de performance stratégique. Pourtant, peu d’organisations savent réellement où elles en sont et par où commencer. Entre explosion du volume de données, extension du système d’information, exigences réglementaires et transition vers un numérique plus responsable, évaluer son niveau de maturité documentaire devient une étape clé pour structurer, sécuriser et valoriser l’information. Marine Césaire, consultante fonctionnel chez Coexya, nous partage son analyse.
Pourquoi la maturité documentaire est un enjeu stratégique ?
Le savoir-faire d’une organisation repose autant sur ses talents que sur son patrimoine informationnel. Dans un contexte où les documents, les espaces de production et de stockage se multiplient et se dispersent (emails, serveurs partagés, plateformes collaboratives…), les entreprises font face à un vrac numérique croissant : fichiers dupliqués, versions multiples, absence de classification…
Cette désorganisation fragilise la conformité réglementaire, la productivité et la qualité de service. Adopter une approche structurée de la gestion documentaire, c’est avant tout reprendre le contrôle sur son capital informationnel et le sécuriser.
Trois leviers essentiels : sécurité, productivité et coûts maîtrisés
Une gestion documentaire efficace n’est pas qu’une question d’outils : c’est une démarche globale qui inclut une organisation.
- Sécurité et conformité : maîtriser les données sensibles, respecter le RGPD et les différentes normes évite de lourdes sanctions et renforce la confiance interne et externe.
- Productivité : selon les estimations, rechercher une information coûte dix fois plus cher que la produire. Une structuration adaptée permet de réduire de 80 % le temps de recherche et d’accroître la satisfaction au travail.
- Optimisation des coûts : en éliminant les doublons et en adaptant les espaces de stockage à l’usage (froid ou chaud), les organisations gagnent en efficacité tout en réduisant leur empreinte environnementale.
Évaluer sa maturité pour construire une feuille de route réaliste
Avant d’investir dans de nouveaux outils, il est essentiel de connaître son niveau de maturité documentaire afin d’engager les chantiers nécessaires.
Cette évaluation permet d’identifier les forces et faiblesses de l’organisation et d’établir un plan d’action priorisé un plan d’action priorisé selon les enjeux tels que la sécurité, la conformité et l’efficacité opérationnelle.
Chez Coexya, ce diagnostic s’appuie, dans un premier temps, sur un questionnaire de maturité qui permet à chaque organisation de se situer selon quatre niveaux :
1. Un niveau Initial, où les pratiques sont hétérogènes et non formalisées
La gestion documentaire repose essentiellement sur les habitudes individuelles.
Les documents sont stockés de manière hétérogène, sans règles communes ni gouvernance. Conséquence : un vrac numérique important, des risques accrus pour la conformité et une perte de temps dans les recherches.
2. Un niveau intermédiaire, marqué par l’apparition de repères et de premières structures communes
L’organisation commence à définir des repères : arborescences communes, modèles de documents, premières règles de nommage… Les pratiques s’harmonisent progressivement, même si leur application reste partielle. La gestion documentaire devient plus cohérente, mais encore fragile.
3. Un niveau avancé, dans lequel les processus sont globalement stabilisés et cohérents
Les règles et procédures de gestion documentaire sont clairement établies et globalement respectées. Les workflows, les cycles de vie et la classification sont structurés. La qualité de l’information s’améliore nettement, et la conformité est mieux assurée.
4. Et enfin un niveau maîtrisé, caractérisé par une gestion documentaire intégrée, fiable et pilotée.
La gestion documentaire est totalement industrialisée, outillée et pilotée.
Les processus sont alignés avec les enjeux métiers, de sécurité et de conformité.
L’organisation exploite pleinement son patrimoine informationnel. Elle peut s’atteler à améliorer et optimiser ce qu’elle a mis en place.
En quelques questions, il est possible d’obtenir vision claire des priorités afin de déterminer les prochaines étapes vers une gestion documentaire optimisée.
Vers un numérique plus sobre et plus intelligent
La gestion documentaire s’inscrit désormais dans une dynamique durable et responsable.
Structurer, centraliser et sécuriser les documents, c’est aussi préparer le terrain aux technologies émergentes telles que l’intelligence artificielle et la recherche sémantique.
A propos de l’expert
Marine Césaire est diplômée de l’ENSSIB (Master Archives numériques). Elle occupe le poste de Consultante fonctionnelle chez Coexya depuis 2022. Spécialisée dans les environnements ECM et la gestion documentaire, elle accompagne les projets de mise en œuvre et d’évolution de solutions, en faisant le lien entre les besoins métiers et les équipes techniques.
