Gestion documentaire : quel niveau de maturité pour votre organisation ?
Avec l’explosion des données et des exigences réglementaires, la maîtrise de la gestion documentaire est devenue un enjeu stratégique.
La gestion documentaire, enjeu stratégique trop souvent sous-estimé
Le savoir-faire d’une organisation repose autant sur l’expérience collective de ses collaborateurs que sur son patrimoine informationnel. Pourtant, l’augmentation constante des volumes de données et le développement du travail à distance entraînent une prolifération de documents qui engendre ce que Coexya appelle le « vrac numérique » : des fichiers accumulés de façon désordonnée, mal identifiés, stockés dans des espaces inappropriés, souvent en multiples versions.
Trois risques concrets pour votre organisation
Une mauvaise gestion documentaire expose votre organisation à des risques réels et mesurables. Sur le plan réglementaire, ne pas contrôler les données à caractère personnel expose à la non-conformité RGPD et à des sanctions CNIL pouvant atteindre 10 à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires mondial. Sur le plan de la productivité, selon les estimations de Coexya issues d’études sur l’amélioration des processus documentaires, rechercher une information coûte en moyenne dix fois plus cher que de la produire — et une nomenclature maîtrisée permet de gagner 80% du temps consacré à la recherche. Sur le plan des coûts, la sur-conservation des documents et la multiplication des espaces de stockage (messagerie, SharePoint, répertoires partagés) génèrent des dépenses évitables ; avec une gestion documentaire maîtrisée, le temps de traitement d’un dossier peut être divisé par 2 voire par 3.
La démarche Coexya : diagnostiquer avant d’agir
L’entité IDS (Ingénierie Documentaire et Solutions) de Coexya accompagne ses clients dans leurs projets de gestion de contenu d’entreprise (ECM) sur quatre axes : dématérialisation des documents (Capture), optimisation des processus métiers (BPM), gestion électronique des documents (GED), et système d’archivage électronique (SAE). La démarche proposée dans ce livre blanc part du principe que le niveau de maturité documentaire varie selon chaque organisation — et qu’il faut d’abord se positionner avant de définir la stratégie à adopter.
Ce livre blanc, rédigé par Thierry Georges, Directeur de l’entité ECM chez Coexya, et Marine Cesaire, Consultante Fonctionnel chez Coexya, vous propose un diagnostic structuré de votre maturité documentaire et les premières actions concrètes à mettre en œuvre.
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