Gestion de l’information : Maîtrisez le cycle de vie de vos contenus
Dématérialisez, stockez, archivez et valorisez vos données
Pourquoi mettre en place un système de gestion électronique des documents en entreprise ?
En trois ans, une PME génère en moyenne un million de documents.
- Comment classer, organiser et faciliter l’exploitation de ces contenus ?
- Combien de temps conserver ces documents pour garantir une efficacité optimale tout en respectant les réglementations (RDPD par exemple) ?
- Comment garantir l’authenticité et l’intégrité de ces documents ?
Des solutions ECM favorisant l’accès à l’ensemble des ressources et le partage de connaissances au sein l’entreprise
Face à l’explosion du volume de contenus électroniques, Coexya vous accompagne afin de conserver la maitrise de votre patrimoine documentaire :
- Conseil, étude et cadrage de votre projet,
- Conception et mise en œuvre de solutions,
- Tierce maintenance applicative et accompagnement au changement.
Coexya apporte une solution à toutes les étapes du cycle de vie de vos contenus numériques
1. Conseil & Accompagnement
L’expérience et la spécialisation de nos équipes sur les thématiques de gestion de contenu permettent d’intervenir lors de mission de conseil à haute valeur ajoutée :
- Définition de schéma directeur et de feuille de route associée à une démarche de dématérialisation et de transformation digitale,
- Accompagnement pour le choix de solutions (rédaction de cahier des charges, accompagnement lors du processus d’appel d’offres, évaluation et comparaison de scénarios…),
- Assistance Maîtrise d’ouvrage tout au long de vos projets de mise en œuvre.
En collaboration avec vos équipes, nos consultants intègrent dans leur démarche :
- Une intervention bâtie sur une méthodologie qui a fait ses preuves : cadrer, comprendre, construire votre projet mais également conseiller et accompagner tout au long du processus,
- Un mode de réalisation avec un engagement de résultats intégrant un suivi régulier de l’avancement du projet,
- Une équipe de consultants expérimentés et permettant une forte interactivité tout au long de la mission,
- Le positionnement de jalons très réguliers et la production de livrables pour chacune des phases.
Le + : une démarche de conseil pragmatique, basée sur le retour d’expérience de nos projets de mise en œuvre et impliquant des consultants opérationnels (Directeurs de projet, Chefs de projet ou Responsable fonctionnel de projets ECM de mise en œuvre).
2. Capture et dématérialisation des documents
Faciliter l’intégration de vos documents et contenus dans votre système d’information (SI).
- La dématérialisation vise à remplacer les documents papier par des documents électroniques,
- La capture correspond aux processus d’acquisition de flux de documents électroniques (emails, fichiers, PJ déposés sur les espaces client Web, documents papiers dématérialisés, …),
- Ces dispositifs assurent la qualité des informations intégrées dans les systèmes de gestion de contenu et facilitent leur exploitation par les utilisateurs dans le cadre des processus métiers.
Le + : passez au 100% digital en certifiant votre projet avec la norme Z42-026 permettant de délivrer des “copies fidèles” des documents papier.
3. Gestion de contenu, Gestion Electronique des Documents & Business Process Management
Dans la continuité des systèmes de capture, les solutions de Gestion de contenu apportent les fonctionnalités nécessaires à la réalisation des processus métiers de l’entreprise impliquant tout type de document (pdf, xml, docx, ppt…), courriels et médias (photos, vidéos, audios, …).
Une gestion de contenu efficace apporte aux entreprises de nombreux services concourant à l’efficacité de son fonctionnement :
- Accès aux documents et à l’information via moteur de recherche ou parcours de plan de classement métier,
- Visualiser les fichiers (métadonnées et contenu),
- Exécuter des processus métiers,
- Collaboratif, signature électronique & Blockchain,
- Respect des politiques de sécurité et des droits d’accès,
- Conformité et gouvernance documentaire.
Nos équipes réalisent et déploient au sein de votre SI les solutions adaptées à votre besoin et vous accompagnent jusqu’à la satisfaction des utilisateurs.
Le + : certification ISO27001, Industrialisation des déploiements (CI/CD) et emploi des méthodes Agiles permettent de sécuriser les projets complexes au service de nos clients.
4. Archivage électronique
En complément des solutions de GED, les solutions SAE (Système d’Archivage Electronique) sont spécialisées dans la conservation longue durée des documents.
Ces outils, grâce au respect des normes françaises (NF-Z042-13) et internationales, préservent la valeur juridique et probante des documents archivés, qu’ils proviennent d’une GED ou d’applications métier.
Les solutions SAE permettent de répondre de façon native aux contraintes RGPD.
Afin d’assurer le succès de votre projet, nos experts vous aideront à définir les aspects organisationnels et humains de votre démarche :
- Définition des catalogues documentaires, des règles et des durées de conservation,
- Définition des processus documentaires, des procédures et des responsabilités associées,
- Acceptation de la solution et accompagnement au changement tout au long de votre projet.
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Nos références et actualités
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/ Réussir votre projet de Gestion des Contenus d'Entreprise (ECM)
Alors que la GED (Gestion Électronique de Documents) se concentre sur le stockage et le classement des documents, l’ECM englobe l’ensemble du cycle de vie des contenus : de la capture (numérisation) à l’archivage légal, en passant par le travail collaboratif et l’automatisation des processus métier (BPM). L’ECM permet de connecter vos contenus à vos applications métiers (ERP, CRM) pour une vision transversale de l’information.
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/ Comment une solution ECM peut-elle aider à réduire l'usage du papier ?
Le passage au « 100% digital » repose sur la dématérialisation entrante. En utilisant des technologies de capture intelligente et en certifiant vos processus selon la norme NF Z42-026, vous pouvez générer des « copies fidèles » ayant la même valeur juridique que l’original papier. Cela permet de libérer de l’espace physique tout en accélérant le traitement des dossiers.
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/ Comment garantir que mes collaborateurs trouveront facilement l'information ?
Le « pain point » majeur en entreprise est le temps perdu à chercher un document. Une plateforme ECM moderne intègre des moteurs de recherche puissants, souvent boostés par l’intelligence artificielle (IA) et le Traitement Automatique du Langage Naturel (TAL). Cela permet d’effectuer des recherches non seulement sur les métadonnées, mais aussi à l’intérieur même du contenu des documents, quel que soit leur format.
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/ Quels sont les avantages des solutions ECM Open-Source comme Alfresco ou Nuxeo ?
Les solutions Open-Source offrent une grande flexibilité et évitent l’enfermement propriétaire (vendor lock-in). Elles permettent des développements sur-mesure pour s’adapter parfaitement à vos processus spécifiques. Couplées à une expertise en intégration, ces solutions garantissent une plateforme évolutive, capable de supporter de gros volumes de données avec des coûts de licence souvent plus maîtrisés.
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/ Pourquoi choisir un expert ECM à Paris, Lyon, Rennes, Lille, Brest…pour m'accompagner ?
Un projet ECM touche au cœur de l’organisation du travail. Faire appel à un partenaire local permet d’organiser des ateliers de cadrage et de conduite du changement directement dans vos locaux à Paris, Lyon, Rennes, Lille, Brest. Cette proximité géographique facilite l’immersion de nos consultants dans vos métiers, garantissant ainsi que la solution technique réponde précisément aux usages réels de vos équipes sur le terrain.
