Un ministère français
Refonte de l'éditique et de la gestion de la communication client (CCM)
Confronté à une éditique fragmentée et à des usages métier très spécifiques, un ministère français a engagé la refonte complète de sa gestion de la communication client. Depuis 2023, Coexya l'accompagne dans le déploiement d'une plateforme CCM centralisée basée sur OpenText Communications, aujourd'hui support de plusieurs dizaines de millions de documents produits chaque année.
Une éditique publique fragmentée par des usages métier très spécifiques
Le document occupe une place centrale dans l’activité de ce ministère, qui produit et diffuse chaque année un volume massif de documents officiels à destination d’usagers et de partenaires institutionnels. Avant la refonte, l’éditique reposait sur plusieurs solutions hétérogènes accumulées au fil de tentatives d’unification restées sans suite, avec des utilisateurs mécontents des outils en place et un usage encore très répandu du format Word malgré des besoins d’interactivité déjà avancés.
Pour choisir sa nouvelle plateforme, le ministère a mené plus d’un an de POC afin d’évaluer OpenText Exstream Cloud-Native (OpenText Communications) face aux autres solutions du marché et de tester son intégration dans son écosystème applicatif : richesse de la conception de modèles complexes, autonomie offerte aux contributeurs métier, interactivité, interopérabilité, workflows d’approbation, pilotage et automatisation des déploiements. Des tests de performance à des charges très supérieures aux pics d’activité habituels, ainsi que plusieurs scénarios de reprise sur panne, ont validé la scalabilité et la résilience de la solution avant son choix définitif.
Un programme structuré autour de deux chaînes métier à forte volumétrie
Une première chaîne métier à très fort volume
Coexya a accompagné la migration d’une première chaîne métier représentant à elle seule 60 millions de documents produits et 23 000 utilisateurs interactifs en cible. Cette chaine s’appuie sur deux systèmes éditiques qui permettent de gérer environ 1 000 modèles de documents. Le premier chantier réalisé a été la migration semi-automatique de l’un de ces deux systèmes éditiques sur la nouvelle plateforme. Le document le plus complexe de ce périmètre comptait 13 niveaux d’imbrication de boucles, 6 060 règles de gestion et 9 340 paragraphes. Face à un patrimoine homogène mais aux maquettes extrêmement complexes, Coexya a mis en œuvre une migration semi-automatisée sur 18 mois, aujourd’hui en production, avec un décommissionnement de l’ancienne solution prévu au premier semestre 2026.
Une seconde chaîne aux maquettes tout aussi complexes
Sur un second périmètre aux maquettes tout aussi complexes (jusqu’à 1 400 boucles, 3 200 règles de gestion et 2 600 variables pour le document le plus dense), Coexya a retenu une stratégie hybride combinant réécriture pour rationalisation et migration semi-automatique. Les premières maquettes de ce périmètre doivent entrer en production en 2026.
En parallèle, le programme a mobilisé sept chantiers transverses : socle CCM, usine de conception, gouvernance des communications, exploitation, recette, accompagnement au changement et pilotage fournisseur.
Une solution centralisée et un accompagnement adapté à chaque périmètre métier
La volonté du ministère est de disposer d’une plateforme CCM centralisée qui permette la mise en commun de process et de services. En parallèle de la réalisation de ce système, Coexya a étudié chaque périmètre (besoins, usages, jalons et trajectoire projet) pour décliner des stratégies de bascules adaptées à chacun. Ainsi il a été proposé de réaliser des migrations semi-automatisées des modèles de document vers le système cible permettant une bascule rapide et sécurisée grâce à la suite Kami. Pour d’autres besoin, la migration a été l’occasion de moderniser le patrimoine de communication et la réécriture a été privilégiée. Des approches hybrides ont également été proposées du type migration semi-automatisée et réécriture manuelle.
Les facteurs de succès d’une migration éditique à grande échelle
- Des sponsors internes mobilisés, garants de la connaissance des interlocuteurs et des projets connexes
- Une implication forte des parties prenantes, dans une démarche transparente pour arbitrer efficacement
- Un travail collaboratif mené sans précipitation, associé à une industrialisation progressive de la migration et des tests
- Un accompagnement dédié sur les choix d’architecture (déploiement sur une version d’OpenShift non standard), avec la définition de nouveaux process et un outillage spécifique pour sécuriser la montée de version réalisée en 2025
