ECM

Prenez le contrôle sur le cycle de vie de vos contenus !

Dématérialisez, stockez, valorisez et archivez vos données.

En trois ans, une PME génère en moyenne un million de documents.

Comment classer, organiser et exploiter ces contenus ?

Combien de temps les garder ? Comment garantir l’authenticité et l’intégrité du document ?

Contiennent-ils des informations sensibles ou confidentiels ?

Tels sont les enjeux des entreprises de nos jours et Coexya vous aide à les prendre en main et ce sur l’ensemble du cycle de votre projet :

  • Conseil, étude et cadrage de votre projet
  • Conception et mise en oeuvre de solutions
  • Tierce maintenance applicative et accompagnement au changement

Conseil & Accompagnement

L’expérience et la spécialisation de nos équipes sur les thématiques de gestion de contenu permettent d’intervenir lors de mission de conseil à haute valeur ajoutée :

  • Définition de schéma directeur et de feuille de route associée à une démarche de dématérialisation et de transformation digitale
  • Accompagnement pour le choix de solutions (rédaction de cahier des charges, accompagnement lors du processus d’appel d’offres, évaluation et comparaison de scénarios…)
  • Assistance Maîtrise d’ouvrage tout au long de vos projets de mise en œuvre

Pour vous accompagner, nos consultants intègrent dans leur démarche :

  • Une intervention bâtie sur une méthodologie qui a fait ses preuves : cadrer, comprendre, construire votre projet mais également conseiller et accompagner tout au long du processus.
  • Un mode de réalisation avec un engagement de résultats intégrant un suivi régulier de l’avancement du projet
  • Une équipe de consultants expérimentés et permettant une forte interactivité tout au long de la mission
  • Le positionnement de jalons très réguliers et la production de livrables pour chacune des phases.

Le + : Une démarche de conseil pragmatique, basée sur le retour d’expérience de nos projets de mise en œuvre et impliquant des consultants opérationnels (Directeurs de projet, Chefs de projet ou Responsable fonctionnel de projets ECM de mise en œuvre).

Capture et Dématérialisation

Faciliter l’intégration de vos documents et vos contenus dans votre SI.

  • La dématérialisation vise à remplacer les documents papier par des documents électroniques.
  • La capture correspond aux processus d’acquisition de flux de documents électronique (emails, fichiers, PJ déposés sur les espaces client Web, documents papiers dématérialisés, …) 
  • Ces dispositifs assurent la qualité des informations intégrées dans les systèmes de gestion de contenu et facilitent leur exploitation par les utilisateurs dans le cadre des processus métiers.

Le + : Passez au 100% digital en certifiant votre projet avec la norme  Z42-026 permettant de délivrer des “copies fidèles” des documents papier.

Gestion de contenu, GED & Workflow

Dans la continuité des systèmes de capture, les solutions de Gestion de contenu apportent les fonctionnalités nécessaires à la réalisation des processus métiers de l’entreprise impliquant tout type de document (pdf, xml, docx, ppt…), courriels et médias (photos, vidéos, audios, …).

Une gestion de contenu efficace apporte aux entreprises de nombreux services concourant à l’efficacité de son fonctionnement :

  • Accès aux documents et à l’information via moteur de recherche ou parcours de plan de classement métier
  • Visualiser les fichiers (métadonnées et contenu)
  • Respect des politiques de sécurité et des droits d’accès
  • Exécuter des Processus métiers
  • Collaboratif, Signature électronique & Blockchain
  • Conformité et gouvernance documentaire

Nos équipes, organisées en centres de compétences, réalisent et déploient au sein de votre SI les solutions adaptées à votre besoin et vous accompagnent jusqu’à la satisfaction des utilisateurs.

Le + : certification ISO27001, Industrialisation des déploiements (CI/CD) et emploi des méthodes Agiles permettent de sécuriser les projets complexes au service de nos clients. 

Archivage électronique

En complément des solutions de GED, les solutions SAE (Système d’Archivage Electronique) sont spécialisées dans la conservation longue durée des documents.

Ces outils, grâce au respect des normes françaises (NF-Z042-13) et internationales, préservent la valeur juridique et probante des documents archivés, qu’ils proviennent d’une GED ou d’applications métier.

Les solutions SAE permettent également de façon native, de répondre aux contraintes RGPD

Afin d’assurer le succès de votre projet, nos experts vous aideront à définir les aspects organisationnels et humains de votre démarche : 

  • Définition des catalogues documentaires, des règles et des durées de conservation
  • Définition des processus documentaires, des procédures et des responsabilités associées
  • Acceptation de la solution et accompagnement au changement tout au long de votre projet